Qué incluye
- Recepción de llamadas en español e inglés
- Respuesta a preguntas frecuentes con su información
- Toma de mensajes con nombre, motivo y urgencia
- Escalado inmediato según sus reglas
Servicios
Todo el ciclo del cliente, cubierto por un solo equipo
Desde la primera llamada de alguien que aún no le conoce hasta el seguimiento del cliente que ya trabajó con usted. Seis servicios que se contratan juntos o por separado, según lo que su operación necesite hoy.
01 — Atención al cliente
Su recepción, contestando siempre a la primera
Cada llamada se contesta con el nombre de su empresa y el guion que acordamos con usted. Resolvemos lo que se puede resolver por teléfono, tomamos los datos de lo que no, y le pasamos únicamente lo que de verdad requiere su intervención.
02 — Programación de citas
Una sola agenda, siempre al día
Trabajamos directamente sobre el calendario que usted ya usa. Agendamos, confirmamos el día antes, recordamos y reprogramamos lo que se cae. Menos ausencias y ninguna cita anotada dos veces.
Qué incluye
- Agendado sobre su calendario, en tiempo real
- Confirmación previa y recordatorios
- Reprogramación y gestión de cancelaciones
- Horas libres cubiertas desde la lista de espera
03 — Gestión de llamadas salientes
Las llamadas que nadie tiene tiempo de hacer
Confirmaciones, encuestas de satisfacción, avisos y recuperación de clientes que llevan meses sin aparecer. Cada llamada queda registrada con su resultado, para que usted vea qué está funcionando.
Qué incluye
- Campañas de contacto sobre su base de clientes
- Encuestas breves de satisfacción
- Reactivación de clientes inactivos
- Reporte de resultado llamada por llamada
04 — Soporte de ventas
Oportunidades listas, no listas de teléfonos
Atendemos al interesado en el momento en que llama —que es cuando está decidido—, hacemos las preguntas que su equipo comercial necesita y entregamos la oportunidad con toda la información recogida.
Qué incluye
- Calificación del interesado según sus criterios
- Toma de datos completa y verificada
- Agendado de la reunión con su comercial
- Seguimiento a propuestas enviadas
05 — Autorizaciones y elegibilidad
El trabajo administrativo que consume la mañana
Verificar coberturas, tramitar autorizaciones y esperar en la línea de una aseguradora es trabajo necesario, pero no es trabajo clínico ni comercial. Lo asumimos nosotros y le entregamos la respuesta.
Qué incluye
- Verificación de cobertura y elegibilidad
- Solicitud y seguimiento de autorizaciones
- Aviso al paciente del resultado
- Registro documental de cada gestión
06 — Seguimiento del cliente
Lo que convierte una visita en una relación
Conseguir un cliente nuevo cuesta mucho más que mantener al que ya le conoce. Nos ocupamos de la llamada posterior: cómo le fue, qué necesita ahora y cuándo volvemos a hablar.
Qué incluye
- Llamada posterior a la visita o al servicio
- Agendado de la próxima cita o revisión
- Detección temprana de quejas y reclamos
- Informe mensual de la cartera atendida
Cómo trabajamos
De su primera reunión a su primera llamada atendida
Sin integraciones complicadas ni meses de implementación. Cuatro pasos, unos pocos días, y su teléfono deja de ser un problema.
Escuchamos su negocio
Una reunión para entender qué hace, quién le llama, qué preguntan y qué respuesta espera cada tipo de cliente.
Diseñamos el guion
Escribimos con usted el guion de atención, las preguntas obligatorias, las reglas de urgencia y a quién se escala cada caso.
Entrenamos al equipo
Su agente asignado aprende su vocabulario, sus servicios y su forma de hablar. Practicamos antes de la primera llamada real.
Atendemos y reportamos
Empezamos a contestar. Usted recibe el resumen de cada jornada: qué entró, qué se agendó y qué quedó pendiente.
01 — Escuchamos su negocio
Antes de contestar por usted, tenemos que entenderle
La primera reunión no es comercial: es de trabajo. Queremos saber quién le llama y por qué, qué pregunta la gente una y otra vez, qué es una urgencia real en su negocio y qué puede esperar a mañana. De ahí sale todo lo demás.
Qué necesitamos de usted
- Una hora de conversación, presencial o por videollamada
- La lista de servicios que ofrece y sus precios de referencia
- Sus horarios reales y quién atiende qué
- Las cinco preguntas que más le repiten por teléfono
02 — Diseñamos el guion
Su forma de atender, puesta por escrito
Convertimos esa conversación en un documento de trabajo: cómo se saluda, qué se pregunta siempre, qué se responde y qué no, cuándo hay que interrumpirle a usted y cuándo basta con dejar el mensaje. Usted lo revisa y lo aprueba antes de que empecemos.
Qué queda definido
- Saludo y presentación con el nombre de su empresa
- Datos obligatorios a recoger en cada llamada
- Reglas de urgencia y ruta de escalado
- Qué información es confidencial y no se da por teléfono
03 — Entrenamos al equipo
Una voz capacitada, no una voz cualquiera
Su cuenta tiene agentes asignados, no un turno rotativo de desconocidos. Aprenden su vocabulario —clínico, legal o técnico—, practican con casos reales y sólo salen a atender cuando el guion les sale natural.
Cómo lo hacemos
- Agentes fijos asignados a su cuenta
- Formación en su terminología y sus servicios
- Simulaciones de llamada antes de salir en vivo
- Acuerdo de confidencialidad firmado por cada agente
04 — Atendemos y reportamos
Usted no pierde el control: lo gana
Delegar el teléfono no significa quedarse a ciegas. Al cierre de cada jornada recibe el resumen de lo que pasó, y el guion se ajusta con lo que vamos aprendiendo de las llamadas reales. El servicio del mes tres es mejor que el del mes uno.
Qué recibe usted
- Resumen diario: llamadas recibidas, citas agendadas, pendientes
- Aviso inmediato de lo urgente, por la vía que usted elija
- Informe mensual con volumen y motivos de llamada
- Revisión periódica del guion con sus observaciones
Un día cualquiera
Así se ve una jornada con Voix
- 8:00 AM
- Abrimos la línea. Las llamadas de la noche anterior ya están registradas y clasificadas.
- Durante el día
- Contestamos, agendamos y confirmamos. Lo urgente le llega a usted en el momento.
- Por la tarde
- Salen las llamadas de confirmación y seguimiento del día siguiente.
- 5:00 PM
- Recibe el resumen de la jornada: qué entró, qué se resolvió y qué queda abierto.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que contratar los seis servicios?
No. La mayoría empieza por atención al cliente y programación de citas, que es donde el dolor se siente primero, y va sumando el resto cuando la operación lo pide.
¿Mis clientes se dan cuenta de que no es mi oficina?
Contestamos con el nombre de su empresa y con la información que usted nos da. Para quien llama, somos su recepción. Si prefiere que se identifique como servicio externo, también lo hacemos: es decisión suya.
¿Trabajan sobre mi calendario o sobre uno suyo?
Sobre el suyo. Nos adaptamos a la herramienta que ya usa para que no tenga dos agendas que cuadrar. Si todavía no tiene ninguna, le ayudamos a montar una.
¿Qué pasa fuera del horario de oficina?
El horario base es de lunes a viernes, de 8:00 AM a 5:00 PM. La cobertura se puede ampliar a tardes, sábados o guardias según lo que su negocio necesite; se acuerda al inicio.
¿Cuánto tardan en empezar?
Entre la primera reunión y la primera llamada atendida suelen pasar pocos días. El tiempo depende sobre todo de cuánto material de referencia tenga ya preparado su empresa.
¿Cómo protegen la información de mis clientes?
Con acuerdos de confidencialidad firmados, acceso restringido por agente y protocolos escritos sobre qué información se puede dar por teléfono y cuál no. En el sector salud, además, seguimos las reglas que su consultorio ya aplica.
Cuéntenos cómo funciona su negocio. Nosotros nos encargamos del teléfono.
Una llamada de 20 minutos basta para saber si podemos ayudarle. Sin compromiso y sin propuestas genéricas.